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Content-Browsing im Unternehmen

Nach Content browsen ist intuitiv, also sollten wir das nutzen

 

Wie speichern Sie Ihre Daten auf der Festplatte? 

Wir Menschen haben Informationen in hierarchischen Strukturen abgelegt, schon lange ehe der erste PC erfunden wurde. Die jüngere Generation mag sich vielleicht nicht mehr an echte Aktenschränke erinnern – eine physikalische Manifestation einer zwei- bis dreistufigen hierarchischen Struktur. Computerdaten werden noch immer so abgelegt, stets in einer Art hierarchischer Struktur. 

Im Berufsalltag verwenden zwar viele Leute Suchfunktionen, aber das Standardverhalten ist immer noch das Browsen.

 

WERTE IN HIERARCHIEN
Die meisten Menschen bauen sich eigene hierarchische Strukturen für ihre persönlichen Dokumente, Abteilungen oder Arbeitsgruppen nutzen gemeinsame Hierarchien in ihren Projekten. 

Auch die Namen der Ordner selbst haben meist schon eine Bedeutung, der komplette Pfad zu einem Dokument kann viel über seinen Inhalt, Hintergrund und Zweck verraten. Selbst wenn balancesheet.xls nur Zahlen enthält, kann der physikalische Speicherplatz Aufschluss über die Bedeutung dieser Zahlen geben.

C:/Customers/Acme-GmbH/Accounts/Dec-2012/balancesheet.xls

Das Browsen gibt also Einblicke in verwandte Dokumente und andere Informationen, die im gleichen Ordner verfügbar sind, oder auch in verwandten Ordnern.

 

DIE BEDEUTUNG VON METADATEN
So gut wie alle fortgeschrittenen Suchfunktionen verwenden Metadaten. Zum Beispiel:

  • Suchnavigationen, ein Eckpfeiler der meisten fortgeschrittenen Such-Apps, sind vollkommen abhängig von Metadaten
  • Das Sortieren von Ergebnissen nach Datum, Preis, Standort oder Bewertung ist unmöglich ohne Metadaten
  • Infografiken werden ähnlich angezeigt und verwenden Metadaten, um die informative Analyse und Einblicke zu ermöglichen. Wie Hotels auf einer Straßenkarte, oder ein Trend-Diagramm zur Bewertung einer Marke

Aber dennoch sinkt das Interesse an Metadaten.  http://www.google.com/trends/explore#q=metadata

Es ist traurig aber wahr, dass die meisten Menschen ziemlich egozentrisch sind. Sie geben nur selten Metadaten an, wenn es ihnen keinen Nutzen bringt. Denn Metadaten bedeuten zusätzliche Arbeit, und wir sind ja alle sehr beschäftigt.

 

DAS DILEMMA DER METADATEN
Also, einerseits erstellen wir ungern Metadaten. Andererseits brauchen wir sie, um auffindbar zu bleiben.

Die meisten Office-Dokumente verfügen über keine oder nur minimale Metadaten. Es ist daher wichtig, dass man zwei Schritte korrekt erledigt:

  • Neue Metadaten über automatische Methoden erstellen, über Entitätenerkennung, Kategorisierung und verwandte Techniken, die passend zum entsprechenden Datensatz ausgewählt werden
  • Alle nützlichen Metadaten erfassen, die in den Quelldokumenten existieren

In vielen Repositories befinden sich die meisten Metadaten in den Dateinamen und  pfaden.

 

CONTENT-BROWSING IM UNTERNEHMEN
Auf gleiche Art, wie Individuen durch ihre eigenen Hierarchien browsen, können wir mit dem richtigen Ansatz an die Erfassung von Metadaten auch alle bestehenden Speicherhierarchien nutzen und sie zu einem integralen Teil der Sucherfahrung machen. 

Anders ausgedrückt: Man stelle sich die Browsing-Hierarchie eines Unternehmens vor, mit vollständiger Document-Level-Security und der Möglichkeit, jederzeit zwischen Browsen und Suchen umzuschalten.

  • Man fängt mit einer Suche an, findet ein interessantes Dokument und sucht nach verwandten Informationen, indem man die anderen Dokumente im selben Ordner ansieht, oder browst zu den benachbarten Verzeichnissen
  • Oder man fängt mit dem Browsen zu einem bestimmten Ordner an und wendet dann eine Suche auf alle Informationen an, die sich in diesem Ordner oder seinen Unterordnern befinden
  • Mix and match. Die Möglichkeit, die Herangehensweise interaktiv zu wechseln stellt unserer Erfahrung nach die Benutzer am ehesten zufrieden und steigert die Produktivität

Benutzer haben dadurch einen Bezug zur Unternehmenssuche, können sie auf die gleiche Art nutzen, wie sie sich auf ihrer eigenen Festplatte zurechtfinden.

Anders ausgedrückt, die intuitiven Verhaltensweisen der Informationssuche können auf das ganze Unternehmen ausgeweitet werden.

Da Datenmengen weiterhin explosionsartig wachsen, sehen wir diesen hybriden Ansatz als höchst effektiv und pragmatisch an, um Effizienz in der Suche zu bieten. Dies kann durch alle führenden Suchplattformen erreicht werden. 

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